Tytuł: Obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia – najczęstsze błędy, które kosztują firmy i pracowników. Jak ich uniknąć, zanim będzie za późno?
Autor: Marta Nowicka
Data publikacji: 14 października 2025
Ostatnia aktualizacja: 14 października 2025
Wynagrodzenie pracownika to nie tylko kwota „na rękę” – to skomplikowany mechanizm, w którym każda złotówka ma swoje miejsce w świetle przepisów prawa pracy i podatkowego. W praktyce jednak wielu pracodawców, działów kadr czy księgowych wciąż popełnia błędy przy obowiązkowych potrąceniach z wynagrodzenia. Ich konsekwencje mogą być poważne: od kar finansowych po utratę zaufania pracowników.
Ten artykuł wyjaśnia, czym są obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia, jakie błędy pojawiają się najczęściej oraz jak ich skutecznie uniknąć, by działać zgodnie z przepisami i bez stresu.
W artykule przeczytasz m.in. o:
- najczęstszych błędach przy potrąceniach obowiązkowych,
- aktualnych zasadach potrąceń w 2025 roku,
- granicach potrąceń i ochronie wynagrodzenia,
- praktycznych przykładach z orzecznictwa i kontroli PIP,
- narzędziach ułatwiających prawidłowe rozliczenia.
Czytaj dalej, aby uniknąć kosztownych pomyłek…
Spis treści
- Czym są obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia?
- Podstawa prawna potrąceń – co mówi Kodeks pracy i inne ustawy
- Kolejność potrąceń – hierarchia ma znaczenie
- Najczęstsze błędy przy potrąceniach obowiązkowych
- Jak uniknąć błędów w potrąceniach – praktyczne wskazówki
- Nowe regulacje w 2025 roku – co się zmieniło?
- Kontrole PIP i ZUS – czego najczęściej dotyczą?
- Podsumowanie – jak działać bezpiecznie i zgodnie z prawem
Czym są obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia?
Obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia to kwoty, które pracodawca musi odprowadzić z pensji pracownika na rzecz określonych instytucji lub wierzycieli. Nie jest to kwestia uznaniowa – zasady te wynikają z przepisów prawa pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz przepisów podatkowych.
Najczęściej potrąceniom podlegają:
- składki na ubezpieczenia społeczne (ZUS),
- zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT),
- składki zdrowotne,
- potrącenia komornicze lub alimentacyjne,
- egzekucje administracyjne.
Warto pamiętać, że nie wszystkie potrącenia mają ten sam charakter. Część z nich to potrącenia obowiązkowe, inne – dobrowolne, wynikające np. z pisemnej zgody pracownika (np. składki związkowe, pożyczki z ZFŚS).
Podstawa prawna potrąceń – co mówi Kodeks pracy i inne ustawy
Podstawowe zasady dokonywania potrąceń określa art. 87 i 91 Kodeksu pracy. Przepisy te jasno wskazują, jakie kwoty i w jakiej kolejności mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika. Dodatkowo stosuje się:
- ustawę o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
- ustawę o komornikach sądowych,
- przepisy podatkowe (ustawa o PIT),
- ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych.
Z punktu widzenia pracodawcy najważniejsze jest zachowanie limitu potrąceń oraz kwoty wolnej od potrąceń, której nie można przekroczyć – nawet w przypadku długów alimentacyjnych.
Kolejność potrąceń – hierarchia ma znaczenie
Bardzo częstym błędem w praktyce jest niezachowanie właściwej kolejności potrąceń. Kodeks pracy nakazuje stosować następującą hierarchię:
- świadczenia alimentacyjne,
- inne należności egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych,
- zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
- kary pieniężne przewidziane w art. 108 Kodeksu pracy.
Jeżeli potrącenia dotyczą kilku tytułów, pracodawca powinien zachować odpowiedni proporcjonalny podział środków oraz zapewnić ochronę części wynagrodzenia. Niezachowanie kolejności może skutkować roszczeniami zarówno ze strony pracownika, jak i organów egzekucyjnych.
Najczęstsze błędy przy potrąceniach obowiązkowych
W praktyce, nawet doświadczeni księgowi i kadrowcy popełniają błędy przy potrąceniach. Oto najczęstsze z nich:
- Niezachowanie kwoty wolnej od potrąceń – błędne wyliczenie minimalnej części wynagrodzenia, która musi pozostać pracownikowi.
- Zbyt późne wdrożenie potrącenia po otrzymaniu tytułu wykonawczego.
- Brak aktualizacji danych o pracowniku, np. zmianie etatu lub dodatków, co wpływa na podstawę potrąceń.
- Nieprawidłowe naliczanie składek ZUS i podatku PIT przed dokonaniem potrącenia komorniczego.
- Brak komunikacji z komornikiem lub organem egzekucyjnym, co może skutkować naruszeniem obowiązków informacyjnych.
- Mylenie potrąceń obowiązkowych z dobrowolnymi, szczególnie w przypadku zaliczek lub składek związkowych.
Każdy z tych błędów może prowadzić do sankcji finansowych, sporów sądowych lub utraty reputacji pracodawcy.
Jak uniknąć błędów w potrąceniach – praktyczne wskazówki
Aby uniknąć problemów, warto wdrożyć kilka prostych zasad:
- Regularnie aktualizuj oprogramowanie kadrowo-płacowe, aby uwzględniało zmieniające się przepisy.
- Zadbaj o komunikację między działem kadr, księgowości a komornikami.
- Szkol pracowników działów HR i finansów z aktualnych zasad potrąceń.
- Stosuj listy kontrolne (checklisty) przed wypłatą wynagrodzenia.
- Dokumentuj każdy etap potrącenia – od otrzymania pisma po przelew do wierzyciela.
- Monitoruj zmiany przepisów, zwłaszcza w zakresie kwoty wolnej i minimalnego wynagrodzenia.
Nowe regulacje w 2025 roku – co się zmieniło?
Od stycznia 2025 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące kwoty wolnej od potrąceń, powiązane z poziomem minimalnego wynagrodzenia, które wynosi obecnie 4620 zł brutto.
Zmieniono również zasady dotyczące potrąceń alimentacyjnych – komornicy otrzymali nowe obowiązki informacyjne wobec pracodawców, a system Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) został zintegrowany z platformą e-Komornik.
Dzięki tym zmianom możliwe jest szybsze przekazywanie informacji o zakończeniu egzekucji oraz automatyczne przeliczanie limitów potrąceń w systemach kadrowych.
Kontrole PIP i ZUS – czego najczęściej dotyczą?
Państwowa Inspekcja Pracy i ZUS regularnie kontrolują firmy pod kątem prawidłowości potrąceń z wynagrodzenia. Najczęstsze obszary naruszeń to:
- brak zachowania kwoty wolnej,
- błędne podstawy potrąceń,
- niewłaściwa kolejność egzekucji,
- potrącanie należności bez pisemnej zgody pracownika,
- brak terminowych przelewów do wierzycieli.
W 2024 roku aż 37% kontroli PIP w działach kadr i płac wykazało uchybienia w zakresie potrąceń wynagrodzenia. Wysokość mandatów sięgała nawet 30 000 zł.
Podsumowanie – jak działać bezpiecznie i zgodnie z prawem
Obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia to obszar, w którym nie ma miejsca na improwizację. Każdy błąd może kosztować firmę nie tylko pieniądze, ale i reputację. Kluczem do bezpieczeństwa jest znajomość przepisów, bieżące aktualizacje systemów kadrowych i stałe podnoszenie kompetencji pracowników.
Dobrze zaprojektowany proces potrąceń, oparty na przejrzystych zasadach i kontrolach wewnętrznych, to najlepsza ochrona zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.