Tytuł: Faktura bez VAT – jak wystawić? Sprawdź, kto może i co musi zawierać
Data publikacji: 21 maja 2025
Data ostatniej aktualizacji: 21 maja 2025
Autor: Michał Krupiński
Nie każda faktura musi zawierać VAT. W Polsce istnieją sytuacje, w których przedsiębiorca może wystawić tzw. fakturę bez VAT – zarówno na podstawie zwolnienia podmiotowego, jak i przedmiotowego. Wiedza, kto i kiedy może z niej skorzystać oraz jak prawidłowo ją wystawić, jest niezbędna nie tylko dla mikroprzedsiębiorców, ale też dla freelancerów i firm świadczących usługi zwolnione z podatku.
W tym artykule krok po kroku wyjaśniamy, czym różni się faktura bez VAT od standardowej faktury, kto ma prawo ją wystawić, jakie są jej obowiązkowe elementy oraz jak wygląda ewidencja tych dokumentów.
W skrócie, w artykule dowiesz się:
- Czym jest faktura bez VAT i kiedy ją wystawiamy
- Kto ma prawo do jej wystawienia
- Jakie elementy musi zawierać
- Jakie są zasady ewidencji i przechowywania faktur bez VAT
- Jakie błędy najczęściej popełniają przedsiębiorcy
Czytaj więcej, by uniknąć problemów z urzędem skarbowym i zadbać o zgodność z przepisami.
Spis treści
- Czym jest faktura bez VAT?
- Kto może wystawić fakturę bez VAT?
- Obowiązkowe elementy faktury bez VAT
- Kiedy nie można wystawić faktury bez VAT?
- Przykład faktury bez VAT – wzór
- Jak ewidencjonować faktury bez VAT?
- Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur bez VAT
- Faktura bez VAT a KSeF
- Podsumowanie
Czym jest faktura bez VAT?
Faktura bez VAT to dokument sprzedaży, który nie zawiera podatku od towarów i usług. Jest wystawiana przez podmioty niebędące czynnymi podatnikami VAT lub gdy sprzedaż dotyczy usług lub towarów objętych zwolnieniem z tego podatku.
Tego typu dokumenty różnią się od klasycznych faktur głównie brakiem stawki i kwoty podatku VAT, choć obowiązują je podobne standardy formalne.
Kto może wystawić fakturę bez VAT?
Fakturę bez VAT mogą wystawić m.in.:
- Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego (obrót poniżej 200 000 zł rocznie)
- Podmioty świadczące usługi zwolnione z VAT (np. edukacyjne, medyczne)
- Rolnicy ryczałtowi
- Podmioty niezarejestrowane jako czynni podatnicy VAT
- Freelancerzy i osoby wykonujące działalność nierejestrowaną (w określonych przypadkach)
Warto jednak pamiętać, że nawet zwolnienie z VAT nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury na żądanie klienta – szczególnie w relacjach B2B.
Obowiązkowe elementy faktury bez VAT
Choć faktura bez VAT nie zawiera podatku, nadal musi zawierać określone informacje:
- Data wystawienia
- Numer faktury (ciąg numeracji)
- Dane sprzedawcy (imię i nazwisko/nazwa, adres, NIP – jeśli dotyczy)
- Dane nabywcy (pełna nazwa lub imię i nazwisko, adres, NIP – jeśli dotyczy)
- Nazwa towaru lub usługi
- Ilość towarów lub zakres wykonanych usług
- Cena jednostkowa
- Wartość całkowita (netto = brutto)
- Podstawa zwolnienia z VAT (np. „Zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”)
Kiedy nie można wystawić faktury bez VAT?
Nie każdy ma prawo do wystawienia faktury bez VAT. Ograniczenia obejmują m.in.:
- Przekroczenie limitu zwolnienia podmiotowego
- Wystawianie faktur dla kontrahentów z UE, gdy transakcja wymaga rejestracji jako podatnik VAT UE
- Niektóre rodzaje działalności wykluczone ze zwolnienia (np. sprzedaż metali szlachetnych, usługi doradcze)
Przykład faktury bez VAT – wzór
Faktura nr 2025/05/001
Data wystawienia: 20.05.2025
Sprzedawca: Jan Kowalski, ul. Leśna 5, 00-001 Warszawa, NIP: 1234567890
Nabywca: ABC Sp. z o.o., ul. Przemysłowa 10, 00-002 Warszawa, NIP: 9876543210
| Nazwa usługi | Ilość | Cena jedn. | Wartość |
|---|---|---|---|
| Usługa copywritingowa | 1 | 1 000,00 zł | 1 000,00 zł |
Razem do zapłaty: 1 000,00 zł
Podstawa zwolnienia: art. 113 ust. 1 ustawy o VAT
Jak ewidencjonować faktury bez VAT?
Choć nie zawierają podatku, faktury bez VAT również muszą być:
- Numerowane w sposób ciągły
- Archiwizowane (przez minimum 5 lat)
- Wpisywane do ewidencji przychodów (np. KPiR)
Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT mogą prowadzić uproszczoną księgowość, ale nadal muszą zachować rzetelność dokumentacji.
Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur bez VAT
- Brak podstawy prawnej zwolnienia z VAT
- Nieprawidłowy format numeru faktury
- Brak danych nabywcy lub sprzedawcy
- Wystawianie faktury bez VAT po przekroczeniu limitu zwolnienia
- Mylenie faktury bez VAT z rachunkiem (obowiązują różne zasady)
Faktura bez VAT a KSeF
Od 1 lipca 2024 r. wprowadzono obowiązkowy KSeF (Krajowy System e-Faktur) dla czynnych podatników VAT. Dla zwolnionych z VAT wdrożenie KSeF pozostaje dobrowolne do 1 stycznia 2026 r.
To oznacza, że obecnie faktury bez VAT można nadal wystawiać „po staremu”, np. w Wordzie, Excelu lub za pomocą darmowych programów fakturowych.
Podsumowanie
Faktura bez VAT nie jest dokumentem „lżejszym” – jej wystawienie również wymaga znajomości przepisów. Kluczowe znaczenie ma tu określenie podstawy zwolnienia, poprawne oznaczenie faktury i jej numeracja. Dla wielu początkujących przedsiębiorców może to być formalność, ale błąd może kosztować nie tylko czas, ale i pieniądze.
W skrócie:
- Sprawdź, czy masz prawo do zwolnienia z VAT
- Wystaw fakturę z obowiązkowymi elementami
- Zachowaj ją do ewidencji i kontroli
- Unikaj najczęstszych błędów
Jeśli masz wątpliwości – skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym. Bezpieczna dokumentacja to podstawa każdej działalności.